The Tree Update (or roll-up) capability of TPAssist provides you with the visual means to track and  manage  the  various requests and activities that fill your day.  The ease at which individual topic  status is rolled- up to  a  centralised view ensures you can quickly see what has to be done and  give you instant satisfaction  regarding  what you have already achieved. 

The Tree Update is performed automatically when ever a change is made to priority, percent  complete, Start  Date, Due Date or Flag. The behaviour of this automation is configured using the  Tree Update  tab of the  TPAssist  Console.  (NOTE: The automation occurs when changes are  made via the Journal tab  in the  Console).  The  update can also be performed manually using  either of the two options below:

In addition to rolling-up task information for a given topic's subtopics, the Tree Update capability  also  supports  hyper-linked topics and also hyper-linked sub- maps.  

Hyper-linked topics: When a topic is hyper-linked to another topic in the same map, the linked  task details  are  automatically copied to that source topic during tree updates.

Hyper-linked sub-maps: When a topic is hyper-linked to another MindManager map, the linked  map details  are  copied to that source topic during "Multi-Mode" tree updates (or if "Tree Update"  is performed directly on  the topic  with the hyper-link).

Updates will only be performed on topics which use the default settings and do not have "Omit  From Tree  Update"  defined (See TPAssist Console, Topic Tab).

Further information:

The Tree Update facility rolls-up and summarises the following topic task details:

TIP: These capabilities can be turned off via the Tree Update tab in the TPAssist  Console.

  [Up]

Levelling is the term TPAssist uses to define automatic calculation and assignment of  topic task  Start Date and Due Date.  Levelling provides the means to create complex  project plans of  interdependent activities, whereby dates will move automatically when  related activities and tasks  are updated and completed.

Levelling is controlled at a topic level.  You can turn it on, off or choose to inherit the  levelling  settings from parent topics.  Once turned on, the "Levelling function" is used to  determine how  Start and Due dates will be managed.

The levelling functions used by TPAssist are:

[Up]

TIP: Whilst configurable, all but Finish-To-Start (FS), really only work effectively at the  next level.  i.e. you should use this function for a single layer of subtopics.

Levelling also recognises topic relationship.   Relationship can be used to adjust the  start and/or  end dates of dependant tasks. Relationships dependency follows the arrow  (i.e. the starting point  is the reference topic and where the arrow finishes is the  dependant topic).

In addition to controlling the function of the relationship,  duration can be added to the  Callout  topic to define the time between dependant topic and reference topic. i.e. 

The other options with regards to levelling are as follows:

Levelling also supports MindManager relationships.  TPAssist levelling will use topic  relationships  to determine following on or "continue dates" for a given topic tree.

See User Reference, TPAssist Console,  Topic Tab for details on configuring levelling.

The Tree Update rolls-up and summarises the following financial information  (See  Financial  Capabilities for details):

The financial capabilities also support the notion of " distributed" Work and  Topic Value.  When  enabled, the roll-up operates slightly differently, in that  the topic that has the amounts to distribute  doesn't inherit Work or Topic  Value from it's subtopics, however subtopics below this same topic,  that  aren't end-nodes, will roll-up their subtopics.  Therefore when the Distributed  function is  enabled, the whole sub tree will appear to contain proportions of  the  Work and Topic Value.  The  proportions are distributed evenly between  subtopics. 

Total Cost is actually calculated directly from the topics Work Cost and  Topic Value, so  whilst  parent and map topics contains what appears to be  a rolled up value, the roll-up is a  function of  the subtopic's Work Cost and  Topic Value.

[Up]

TPAssist supports the ability to structure your activities into multiple maps.  In addition,  TPAssist  managed  roll-up of priority, percent complete, flags, start-date and due-date  across these maps  so you can quickly and  easily appraise the status of your projects  and activities.

Multi-map support enables you to build a layered series of linked maps to manage the  complexities of your  daily activities.

As outlined above, Tree Update processes roll-up of task information between individual  topics: in  the same  map and also in other maps.  This powerful feature is excellent for  tracking  interdependency between groups  of activities.  

Your tracking and activity management possibilities can be extended to track journal  activities  undertaken  with- in your multi- map structure.  In addition to the task detail roll-  up achievable with  linked topics, the multi- map support will give you visibility of actions  taken towards completing  your tasks. This is achieved by linking  the Central topic of  sub maps to the parent maps,  therefore allowing TPAssist to know where to add further  journal entries and also where to update  parent task information.  

This multi-map journal feature has two modes:  

Implementing "Simple sub-map linkage"

The process below outlines how to enable "Simple sub-map linkage".  Further illustration  can be  found in the  TPAssist Tutorials, MODULE 5: Managing Complexity with Multiple  Maps, STEP 3:  Create Parent Map &  Linked sub- map.

1) Select the topic that will contain the link to a sub map.

2) From the toolbar, choose the Hyperlink tool ( )

3) In the select link dialogue, choose "Existing File or Web Page", then use the OPEN  icon to find  your target  sub- map. (NB: You may need to change the "Files of Type" at  the bottom of this  dialogue to see your maps).  Click OK to create the link.

4) Drop back into the sub map, by clicking on the link icon () NOTE: If the target  map isn't  initialised for  TPAssist, click the Central Topic, open the TPAssist Console,  open the Journal  Tab and create a NOTE  journal entry to initialise the journal subtopic.

5) Select the Central Topic, then from the toolbar, choose the Hyperlink tool ( )

6) In the select link dialogue, choose "Existing File or Web Page", then use the OPEN  icon to find  your  PARENT sub-map. (NB: You may need to change the "Files of Type"  at the bottom of this  dialogue to see  your maps). Click OK to create the link.

7) Save the maps.

NOTE: Changes to sub map topic task information must be "extracted" either when  "Multimap" is  selected in  the Tree Update Tab of the TPAssist Console or by selecting  the linked topic and  then selecting "Topic  Update" from the topic's Right- Click context  menu.

Implemented "Tree Structure enabled sub-map linkage"

1) Create the initial linkage as illustrated above.

2) In the sub map, select the Central Topic, then from the toolbar, choose the Hyperlink  tool (  )

3) How choose the "Select Topic..." button.

4) Now expand the tree viewer and select the parent topic where the hyperlink was  created above,  then click  OK.

NOTE: Changes to sub map topic task information will now be automatically copied up  to the  parent map  every time the Journal Tab in the TPAssist console is used add   Journal Notes).

[Up]

TPAssist supports the ability to easily identify and manage your tasks based  on due  date  proximity,  priorities and flag.  This capability is known as "Task Summarising".  For simplicity,  TPAssist creates the  summary with-in the current map.

Task Summarising is performed via the  Tree Update Tab of the Console, i.e.  with-in the Tree  Update Tab,  choose "Task Summary", configure the options  and choose OK.

[Up]

Tree Summary has the following modes:

Further more, when "Multimap" is applied, the summary will be based on all sub-linked maps.

[Up]

TPAssist supports the ability to easily identify and manage your tasks based on due  date  proximity,  priorities and flag.  This capability is known as "Task Summarising".  For  simplicity,  TPAssist creates  the summary with-in the current map.

The summary results will use one of the following three styles:

[Up]

The resource filter extension to Task Summary, filters the Task Summary based on a specific set  of  resources.  When the Resource Filter option is enabled, you will be provided with the  Resource  Selection  Dialog in order to choose the resource that will be the basis of the filter.  This tool is  useful to find all active  tasks associated with an individual or team.

[Up]

The Task Summary results can be further restricted by  configuring the following filters:

[Up]

The My Tasks filter in the Tree Summary restricts results to tasks that are assigned to a  configured set of  resources.  This is typically the resource names and abbreviations that you use,  separated by a comma.  This setting is stored locally in your machine and not with-in the map,  so  the "My Tasks" filter can be used  on any map to find topics assigned to you.

[Up]

The resulting Task Summary can be use to produce "To-Do" lists.  You can set the Task Summary  as the  focus topic and publish the tree to either Excel or Microsoft Project.

[Up]

Topics created in the TASK SUMMARY are special topics.  They contain links  to  the  source  topic and  cannot be managed by The Journal Tab and Topic Tab  of the  TPAssist  Console.

Results placed in the Task Summary are linked back to the original topic to which they relate.  For  locally  stored maps, this link will take you directly to the appropriate topic.  In online Mindjet  Connect maps, it isn't  possible to link directly to the topic, so the link will take you to the map.  From there, you may wish to  perform another Task Summary to find the tasks.

Please see "Tree Update Tab " in the TPAssist Console for further options.

[Up]