Home 
 1. Welcome 
 2. TPAssist 
 Background 
 The Method 
 The Tools 
 User Success 
 Getting Things Done 
 3. Getting Started 
 MODULE 1: Overview 
 MODULE 2: Brainstorming to tas...  
 MODULE 3: Day-to-day Task Mana...  
 MODULE 4: Getting more out of ...  
 MODULE 5: Managing Complexity ...  
 MODULE 6: Tree summarising 
 MODULE 7: Task Automation 
 MODULE 8: Financial Roll-up an...  
 MODULE 9: Publishing to Excel ...  
 MODULE 10: Capture / Store / P...  
 MODULE 11: Getting Things Done...  
 4. Usage Reference 
 The TPAssist Document 
 TPAssist Console 
 Tree Update Reference 
 Financial Capabilities 
 Outlook Integration 
 Publishing 
 Capture / Store / Process 
 Tools 
 Options 
 Software Add-ins 
 5. Command Reference 
 A-N 
 O-Z 
 6. Tips & Tricks 
 Topic Notes Window 
 Save All in menu bar 
 Workplace Practical Tips 
 Getting Things Done (GTD) 
 7. Search 
 8. Further Information 
 Tutorials 
 First Steps 
 Dashboard 
 What's New in version 1.6 
Tools
Resource Selection Dialog
The Resource Selection Dialog is used by  Resource Replace tool,  Tree Summary with Resource  Filter and also the  Journal  Tab's Resource Picker .
graphic
Depending on where the dialog is used, it may be multi-select enabled.  The select multiple items,  single click on the item  to highlight it.  Single click again to remove the highlight.  Only highlighted  items will be used when you click "Select.
graphic
When used via the Tree Summary with Resource Filter  you will have the option the "Include  Empty", see Task Summary for  details.
Resource Picker supports editing existing resources (when opened via the Publishing Tab or  Journal Resource Picker).  See Resource Editor for details.
Edit Resources Button:
graphic
Resource Selector (as found in the  Journal Tab):
graphic
Resource Editor
This tool exposes a dialogue that can be used configure Full Names and hourly charge rates  for  resources used with- in  the map.  These added properties are used by the  publishing  capability.  The  editor also supports importing resource  details from other maps (See below).
The Full Name assignments are used in place  of Resource names in to-do and other planner  worksheets.  The hourly charge rate is used to populate the costs of  activities when  Work is  assigned.
graphic
The editor is open via the Publishing Tab  or via the Edit Resources button in the  resource selector.
To use this editor, select the Resource from the pane on the left and then edit the Full Name and/or   Hourly Rate. Choose  another resource or click OK to commit your changes.
Use the "Add Resource" area to add resources to the map.
graphic
The "Import Resource List from another Open Map", allows you to merge or replace the full  name  and hourly rate  definitions for the current map, based on the details stored in another open  map.  
graphic
To import another map's resource definitions, open the map before entering the Resource Editor,  then  in the editor click  "Import Resource List from another Open Map", choose the map and then  click  "Import".  The resource definitions from the  selected map will then be displayed in the  Editor.  You  can now edit them and click "Save" to commit your changes to the  map.  
The "Replace" capability will remove any existing Full name and Hourly rate definitions before  importing the other map's  resource definitions, this effectively "replaces" the existing definitions.  (NOTE: the editor also transverses the map for  resources uses against topics, therefore, even if a  resource definition doesn't exist in the "replaced" set of definitions, if it is  still used in the map, it  will  appear in the editor).
Topic Node Concat (or just Topic Concat)
TPAssist 2007 Topic Node Concat or just Topic Concat, is designed to make working with  MindManager ultimately productive. 
The tool is available via the Right-Click context menu on map topics. 
graphic
The purpose of the tool is to concatenate the text of sub topics into a parent single topic. 
One of the key uses is for use with TabletPC and MindManager “Pen mode”. Pen mode, especially  when your TabletPC is in portrait mode, has a limited window for capturing your writing. This is  clearly designed to facilitate brainstorming. However this small window proves less useful when  capturing large amounts of notes in meetings, workshops, seminars or even training. The Topic  Concat tool can be used to bring trees of words back into sentences. 
The “level” option allows you to choose where your sentences start. In the example below we have  chosen level “2” because our meeting notes start 2 levels down from the meeting agenda item.
graphic
WARNING: Topics below the focus topic at the level chosen will be deleted as their contents is  merged with the parent topic.  Text concatenation ONLY applies to the topic text, topic notes, any  task information and other properties will be also lost.
Topic Tree Template
The Topic Tree Template tool is used to convert an existing topic tree to a  template ready for re- use with-in your map.  The tool is accessed via the   Topic Tab of the TPAssist Console.
The tool copies the entire tree, stripping out Journal notes, Topic status  and also resetting task  details, including priority, flags and percent  complete.  The "auto date" feature is also  automatically enabled on the  end topics.
The resulting tree is placed at the end of the current tree under a  "TEMPLATE" topic so it wont  immediately impact your task tree.  To use  the new template, delete the "TEMPLATE" topic or  move the new  template to another part of the tree.
Example of using the Topic Tree Template tool:
graphic
Link Item via Shortcut
The "Topic" tab includes a tool for linking files or URLs directly to focus  topics as "Shortcuts",  therefore providing you the ability to "link"  multiple items to a topic and avoiding the need to store  the file with-in  your map.
This is achieved by creating a file system "Shortcut" to the file or URL  and then attaching the  "Shortcut" to the focus topic.  
The tool is accessed via the Topic Tab .
The capability can be used to link files:
graphic
Results:
graphic
The capability can be used to link web site addresses as shortcuts:
graphic
Results:
graphic
You also have the ability to attach physical files and/or copy them to  the  Attachment Cache during  the process.  When using the  Attachment Cache, the Shortcut will refer to the copy in the  Attachment Cache.
Attachments Cache
The Attachment Cache is a secondary storage location that you identify as a place to  store map  attachments.  Using a secondary storage location keeps the rich capabilities  of organising e-mails   and other files with-in your map whilst at the same time reducing  the map size which decreases  download times and online storage needs.
TPAssist's facilitates the use of the Attachment Cache by automating the  storage of  attachments  to  the cache and then the creation of a topic linked  short-cut for easy  retrieval.
The Attachment Cache is used with-in the following TPAssist capabilities:
  • The Outlook Linkage Module  can be used to link Outlook items to map topics,  when  configured  and selected, you can have these items copied to the Attachment  Cache and  linked to the topic.  This allows you to centrally locate store all  communications making them  available to anyone  else using the map (providing  they have access).
  • The Link Item via Shortcut  tool can be used in conjunction with the Attachment  Cache to link  files  centrally.  This is useful when collaborating on shared maps,  particularly with using  Mindjet  Connect, when you may not want to load up the  online environment and slow down  the load  process.
  • The "Move attachments to Cache " Topic Builder Tools processes the  attached files  for the  focus  topic and its subtopics, moving these attachments to the Attachment  Cache, and  replacing them  with a  Shortcut. By moving the attachment from  the  map  you reduce the  map  file size (or foot  print).  By replacing the file with a  Shortcut  attachment  you can  still  easily retrieve your files  from the topic to which  it relates.
Steps to use the Attachment Cache:
STEP 1 - Identify a network or online location (i.e. path).
The Attachment Cache path must be a UNC (Universal Naming  Convention), i.e.  it  can be  a  local drive, a network drive or WebDAV supported UNC.  
Some examples could be:
  • C:\MyAttachments
  • N:\SharedFolders\ProjectFiles
  • \\fileserver\share
  • \\sharepointserver\projectssite\project1site\doclibrary\attachmentsfolder
STEP 2 - Configure your map with the Attachment Cache path
STEP 3 - Start using the Outlook Linkage Module  to attach emails, the "Link  Item via  Shortcut "  topic  tool and/or the "Move Attachments to Cache " topic  tool.
Resource Replace
The Replace Resources tool is used to make global changes to task resource  assignments.  The  tool can also be used to  rename one or more resources.  NOTE: The  changes cannot be undone.
The Resource Selection Dialog is used to choose which resources should be replaced.  The  "Replace Resource Name" text  box is used to supply the replacement resource name.  Multiple  existing resources can be selected and the "Resource  Replace Name" text box also supports  comma delimited resource names.  Therefore you can use the tool to replace multiple  existing  resources with a single resource and/or split a single resource assignment into multiple  assignments (NB: the work  associated with topics  is not managed via the tool, and therefore  increases in assignment may result).
graphic
The tool is accessed via the Document Tab . 
Create HTML Viewer Page
The tool creates a HTML page and configured the web codes such that the  Mindjet  MindManager  ActiveX viewer will load and display your map.  This tool  is very useful for  publishing your maps to  those who don't have MindManager  installed locally but want to  view your content.
See Document Tab  for further details.
Outlook Integration Update
Top