Auto Title button

This button enables or disables the  Topic Auto Title functionality.  Once  turned  on, you must continue to modify the topic title via the Journal Tab.  Any  changes made directly on the map will be overwritten during  Tree  Updates.

Journal Date

The date of the journal entry.  Default is today's date.  Date  cannot be in the  future.

Journal Type

Journal Type provides a means to make use of pre-loaded  journal activity  types.  There is no requirement that a Journal  Type be used.  The capability  is designed to save you time  when capturing your activities. i.e.  in the  sample journal  entry below, the "PHONE:" journal type was selected and  then the text, "From John - Phase 2 is progressing well.",  was entered in  the Journal Notes area.

------------- Journal -------------

3/Jul/07: [DEMO] PHONE:

From John - Phase 2 is

progressing well.

This text area is used to capture notes associated with an  activity.  The  contents of the text area will be appended to  the "Journal Type".

NOTE: If the Advanced Option, "Append Clipboard as"  capability is used,  the output will be included after the text  entered in the Journal Notes  textbox.

Append Clipboard as:

This pull-down choice provides TPAssist instructions  regarding appending  text currently contained with-in the  clipboard:

Copy results back to  clipboard.

This button toggles the "clipboard" capability on and off.  When ON, the  entire contents of Journal entry is copied to  clipboard after clicking OK.  This is used to make use of  journal notes in other applications.  The  clipboard contents  will be based on the Clip Macro as defined in the  Documents Tab.  If notes (%n) is specified, the clip board  will include  Activity Type, Journal Notes and the results of  Clipboard Macro.  See  Document Tab Properties  for details.

This button toggle the "Journal Date Alignment" mode on  and off.  When  on, TPAssist will automatically change  dates based on your actions.  The  following automation  rules are used:

1. When 100% is clicked, update Start and Due dates (i.e.  if not started,  Start date is change to Journal Date and  regardless, change Due date to  Journal date).

Outlook Integration

This choice pull-down turns the Outlook integration  on or off.

The default behaviour of this option is defined by the "Outlook" option in  the Document Tab  of the Console. 

Outlook Item

This choice pull-down determines the type of Outlook integration.

Reminder Option

This choice pull-down determines the reminder alignment.  When  alignment is set to "Start" or "Due", the reminder date will track the  Start Date and Due Date respectively.  "Today" uses today's date.  "NBD" automatically picks the "Next Business Day" (TPAssist  assumes Saturday and Sunday are non-business days).  The "Other"  choice allows you to choose the reminder date.

This date field is used to define the "Other" date when Reminder Option  is configured this way.

Time

This choice pull-down provides a set of pre- configured reminder times.  The reminder times are as follows:

For non-Private (or Business topics)

"Private" status is set using the Private Item toggle and also set by  default at document level using the Documents Tab of the TPAssist  Console.

For Private topics (or non-Business topics)

When the reminder date/time is in the past, the reminder date will  default to today and the reminder time will be assigned as follows  depending on the current time:

Notes (Body)

This choice pull-down defines how TPAssist will manage the integration  of Topic notes and Outlook Item notes (or body).  The choices are:

This toggle button determine if you want to distribute work and values  to  subtopics (See Financial Capabilities  for details).

This area permits you to view and/or modify work or effort associated  with the topic.  To customise the value, click on the cell.  To revert  back to the automated process, double-click on the text box.  See  Managing Work  for further details.

TPAssist derives the cost associated with the work by multiplying the  work or effort by the hourly rates associated with the specified  resources.  Resource rates are maintained via the  Resource Editor.  Cost cannot be edited.

This area permits you to view and/or modify the Topic Value.  To  customise the value, click on the cell.  To revert back to the automated  process, double-click on the text box.  See  Managing Topic Value for  further details.

TPAssist derives the total from the Cost and Value.  Totals cannot be  edited.

Status

The topic status choice sets the Task Priority, where by:

Calculate Dates (Auto  Level)

This toggle switch enables or disables automatically update of task Start  and  Due date based on Levelling rules .

Task Start Date.  NOTE: If you Uncheck the check box, the date will be  removed.  If "Calculate Dates" is enabled and when the Start date is not  defined plus the status is changed to "Active", this field will automatically  be  changed to equal the current Journal date.

Task Due Date.  NOTE: If you Uncheck the check box, the date will be  removed.  If "Calculate Dates" is enabled, and when the 100% button is  clicked, the Due Date will change to the current Journal Date.

This macro button is a short-cut for you to use when completing tasks.  Clicking the Auto 100% button will instruct the Console to remove the  priority,  change the Percent Complete to 100%, automatically assign the  Due Date (to  current Journal Date), remove flags and clear the Status Text.  Now when you  press OK, the changes are committed to the Topic.

NOTE: If you wish to retain the Status information, click the 100% twice  more  and the Status information will be restored and left intact.

This text area is used to define the current status associated with  the  topic.  This text is placed in a Call Out topic over the topic, will  be listed  as "STATUS" in Outlook integrated task/appointments and  is also  published to Excel.

Map Status

This button toggles the "Map Status" on and off.  When turned on,  the  status text entered here will be copied to the Central Topic's  Status  Text.  NB: This overrides the existing value.

This feature is useful for tracking overall map status with-in a specific   task tree.

Duration

This text area defines the Task Resources associated with this topic.   As with all MindManager topics, multiple Task Resources are  separated  by a comma (,) or semi-colon (;).

Resource Picker

The Resource Picker opens the Resource Selection Dialog .  From  this  point you can pick from resources already used with-in the map.   This  resource picker is multi-select enabled, use your mouse to  pick and  unpick resources as required.

The Resource Selection Dialog also provides an entry in the  Resource  Editor .

The Reference is made available to Outlook integration via the %r  macro. Outlook integration choices are defined in the Documents  Tab of  the Console.  If left unchanged, the value is inherited from  topic above.

This button group sets the scope of the tree update.  "All"  executes an update  from the Central Topic out.  "Localised"  executes an update from the current  focus topic.

This toggle button turns on and turns off the tree summary  capability. Turning  on the capability will display its options.

This toggle button turns on and turns off the "Multimap" update  capability. See  Tree Update Reference for details.

This toggle button turns on and turns off a filter on topics  flagged with " Omit  From Publishing".  This permits you to build  a view of your rolled-up  information consistent with the results in  Microsoft Excel and/or Microsoft  Project as obtained via the  TPAssist  Publishing Feature.

The number provided specifies the sub map depth. Increasing  the number can  dramatically lengthen the time taken to  conduct a Multimap update. The  default sub maps option is "1",  meaning the Multimap update will process the  current map plus  any direct sub map only.

Automatic Tree  Update:

This Tree  Update  option  defines the  behaviour  of  Tree  Update  after making   task detail   changes  using the  Journal  Tab.  When task details are changed,  you will likely  wish for the  task  details  to be rolled- up to the  central topic.  The   choices as  part of this  setting define  the  degree to  which the map is  updated each time  you press  OK in the   Journal Tab after  changing  task  details. The  options  are  as  follows:

Compatibility Mode:

This Tree Update option determines how   TPAssist's task roll-up and task  automation capabilities should inter-  operate with MindManager and external  add-ons.

Priority

When turned on,  the parent topics  will take  on  the  highest priority  found amongst it's  subtopics where  1  is highest and 5 is  lowest.

Percent  Complete

When turned on,  parent topics  percent  complete  is calculated by  taking the total  percent complete  value of a topic's  subtopics.   For  example, if a topic  has four  subtopics  and  two of these  are  100%, then the  topics  percent  complete value will  become 50%.  Subtopics with no  percentage value  will be  omitted from  the calculation.

Flags

When turned on,  parent topics flags  will be  summarised  to represent the  highest ranking  flag  with-in the  subtopics.  The flag  rank is  as  per  the  list below:

Dates

When turned on,  parent topic Start  Date is  taken from  the earliest Start  Date of the  subtopics.  If no Start  Date is found,  the  parent topic's  Start Date is left  empty. Also,  parent  topic Due  Date is taken from the latest   Due Date  of the subtopics. If  no Due Date is  found, the parent  topic's Due Date is left  empty.

Update status Callouts

When turned on, TPAssist will  refresh Topic  Status callouts for each  topic processed  during the Tree  Update.  This feature is useful  if you  are using macros with-in your  Topic  Status.

100% Auto Clear  Background

When turned  on, TPAssist  will clear  the  background of  topics as they  are completed  (i.e. when percent  complete is  changed to  100% in the  Journal tab  of  the console).  In  addition,  when the Tree  Update is  performed,   the background is  also  cleared  where parent   topics are  100%.

The summary action has  the following modes:

The summary results will  use one of the following  three styles:

The My Tasks toggle instructs TPAssist to use a special  "Resource Filter" and  restrict the summary tree topics assigned  to "My Resource Tags" (see below).

The Resource Filter toggle  button instructs TPAssist  to prompt  for and then  restrict the summary tree  to a sub- set of  resources  assigned to Topics.

This toggle button  instructs TPAssist to  process task items  only  (i.e. those a  Priority map  marker and Percent  Complete  value.

This toggle button  instructs TPAssist to  process only Topics  with  Priority 1, 2  or 3.

This toggle button  instructs TPAssist to  process only Topics  with a  Start  Date and/or Due  Date.

This mask provides the  instruction regarding what  to use as the  title or name  of the topic created in the  Task Summary tree.  

The default value is "%r  %t", i.e. create a new  topic drawing on  "Reference"  and topic title.   The "Reference" is  assigned to a  topic tree using the Task  Details  aspect of the Journal Tab .

This configuration option is used in conjunction with the My  Tasks filter.  In the  space provided you list the resource names  and abbreviations that you use,  separated by a comma.  This  setting is stored locally in your machine and not  with-in the map,  so the "My Tasks" filter can be used on any map to find topics  assigned to you.

This Builder Tool exposes the topic properties options.  Changes you make    to the properties are saved once you click OK.  See the section below for  specific details on each property.

This Builder Tool is used to convert a tree of brainstorming topics to task  topics. This tool will add Priority 4 and percentage complete to the focus  topic and its sub topics.  To run the conversion, select the tool and click  OK. 

NOTE: The Topic properties for the focus topic are also exposed and can  be modified at the same time as executing the conversion.

This Builder Tool exposes the semi- structured notes editor.  Use this  editor   to change the text associated with each tag.  See the  section  below for  specifics details. 

This Builder Tool exposes the linked item list.  This list is populated by the  Outlook "Linked Item" capability.  See the section below for specific details.

This Builder Tools creates a template from the focus topic and its  subtopics.  See Topic Tree Template  for details.

This Builder Tools is used to add a link to a file or URL via the  "Attachments" MindManager capability.

Move attachments to  Cache

This Builder Tools is used to process actual attached files and move them  to the Attachment Cache, replacing them with a Shortcut.  By moving the  attachment from the map you reduce the map file size (or foot print).  By  replacing the file with a Shortcut attachment you can still easily retrieve  your attachments.

Omit From Tree Update

This toggle button causes the Tree Update to skip  this topic.  This   property is useful for hiding sub  groups of tasks and also non  task map  topics. 

(NOTE: This is not the same as "Research / Notes  Topic", in that  the  Tree Update will still process  sub  topics, however the roll-up  information  will not  be  populated up past the focus topic.)

Omit From Publishing

This toggle button causes publishing capability to  skip the focus  topic.  This property is useful for  hiding sections of your map from  Excel  status  reports, as an example.

(NOTE: This is not the same as "Research / Notes  Topic", in that  sub  topics will still behave and be  maintained as would any task  oriented  topic.

Research / Notes Topic

This toggle button flags a topic as completely  unrelated to task  trees.  Once set, this topic and  any sub topics cannot be  maintained with  TPAssist  Journal tools.  Only by locating the  top  most parent  topic  can this restriction be  removed.

This enabled auto-journal  during capture  processing  at this  topic's location.

Turn On Outlook Integration  on  Create

This allows you to override the Document  Property for  Outlook  Integration automation.

Automate Dates (Levelling)

Set the "Levelling" mode applicable for the focus  topic and its  sub  topics. Topic Auto Levelling  Properties can only be defined  when Auto  Level  is  turned on.  See User Reference, Tree  Update  Reference,  Levelling  for further details.

The DEFAULT  "Inherit" setting caused levelling to  occur if it is  turned  ON on parent topics. 

The "ON" setting, causes Levelling to take place  from this topic  and for  its sub topics.

The "OFF"setting, causes Levelling to stop from  this  topic and  for its  sub topics.  

Apply levelling to this number of levels.  Zero (0)  indicates no limit.  If  the  checkbox is unchecked, the  property will be inherited from the  topics above.

Levelling Function

Choose the levelling function where:

• Finish-to-Start (FS) - Topics start after the  completion of the  previous topic.  
• Start-to-Start (SS) - Topics start and end  together, alignment  is  based on the earliest  start date in the topic group.  
• Finish-to-Finish (FF) - Topics start and end  together, alignment  is  based on latest Due  Date of topics in the group.  
• Start-To-Finish (SF) - Take the Due Date of  the  last topic in  the  group and track back  each  topic in the group so all topics  finish by  that  Due Date.  

Specify the number of hours in a working day.  This  value is used to  calculate appropriate dates span  when  Duration is specified.

Weekends

Specify how Weekends (Saturday and Sunday) are  managed when  levelling  topics.

• Auto - Use the weekends if the topic Start  Date  is either a  Saturday  or Sunday.  
• Weekdays - Only use weekdays, even if Start  Date is either a  Saturday or Sunday.  
• Weekends Also - Use weekends (if needed).  

Instructs levelling to continue the date from one  Levelling group to  another.  See User Reference, Tree  Update Reference, Levelling  for  further details. 

This tool exposes a dialogue that can be used configure Full  Names and  hourly charge rates for resources used with-in the  map.  These added  properties are used by the publishing  capability.  The Full Name assignments  are used in place of  Resource names in to-do and other planner worksheets.  The  hourly charge rate is used to populate the costs of activities  when  Duration is assigned.

This tool exposes the various options associated with   publishing to Excel. See  below for details.

This tool exposes the various options associated with  publishing to  Microsoft  Project.  See below for details.

Whole Map - When selected, the export commences at the  central topic.

Focus Topic - When selected, the export commences at the  focus topic, as if  it where the central topic.

Multimap and  Sub  Maps

This scope option instructs TPAssist to process the current  map and its sub  maps (to the specified level).

This is the report issue date and is displayed in the top  right hand  corner   of the report.  The  report date is also  used as the starting  position for  Gantt charts and resource planning  worksheets.  "Ignore  complete" will  ignore topics prior to this date.

Report Type

Single WSB Mode:  YES/NO

This button enables or disables "Single Work Breakdown Structure  (WSB) Mode"  

Single WSB Mode restricts the creation of subsequent separate topic  group worksheets at a  particular level.  For example the illustration  provided in the section below on Publishing to  Microsoft Excel uses  the  configuration outlined above, where by, Task Level = 2 and  Single@=1,  instructing TPAssist to only publish one (1) worksheet of  work breakdown   detail.

This option specifies the level of detail to be included in the  Work  Breakdown Structure (or  "Overall" worksheet). The  number provided  is  relative to the focus topic or central  topic  depending on the scope,  where a value of 1 extracts  the immediate sub topics only, whilst a  value  of 2 extracts  the immediate sub topics, plus the next level  topics as  well.   Unless  using "Single WBS Mode" as explained  below,  each level  results in a separate series of  worksheets, one  for  each topic group.  There number of  levels is only limited  by the  number  of worksheets  permitted in one single  worksheets (this  number is dependent on the  version  of  Excel).

Choose this option if you want your published report to include Gantt  charts.  The Gantt  charts will follow the Task  Level structure (i.e.  one  Overall Gantt chart, plus individual  Gantt  charts for each  subsequent  sub-level).

Resource Schedule:  YES/NO

Choose this option if you want your published report to include a  summary resource  scheduler or planner.  One planner only is  published  per report.

Resource Scope

This context option determines the source for Resource worksheets:

Project Title Context

This context option determines the source for the "Project Title".  The  choices are:

To-Do Context

This context option determined if and how the "To-Do" worksheets are  constructed.  The To-  Do worksheets are to-  do list specific to each  resource in the focus topic tree.  The  choices  are:

Notes WS Context

This context option determined if and how the "Notes" worksheet is to  be  populated.  The  choices are:

Res. Sheet

This toggle determines if the "Resource Sheet" worksheet is included  and  populated during the  export.

Task Sheet

This toggle determined if the "Task Sheet" worksheet is included and  populated during the  export.  (NB: The "Task Sheet" is only available  in  limited report types).

Pivot Source:

This toggle determines if the "Pivot - Task" and "Pivot - Resource"  worksheets are included in  the export.

NB: The pivot source worksheets can take some time to populated, so  choose only when  required.

Check the box to ignore completed tasks when constructing the To-Do  worksheets.

Check the box to only list the active tasks (See User Reference, The  TPAssist Document,  Task Topics for details).

Include WBS in Pivot  Source

This switch determined if the WBS code (i.e. 1.2, 1.3 etc) is included  in  the "Context" columns in the Pivot Source worksheets.

Defines how the Red-Amber- Green (i.e. "RAG") column is populated  in  the Overall worksheet.  The source will be either just Flags or Flags  and  then priorities.  NOTE: "Green" RAG is  automatically applied to  tasks  which are active  (See User Reference, The TPAssist Document,  Task  Topics for details).

When enabled, the Gantt worksheet, the resource worksheet and task  lists will only be populated  up to the selected date.

Units

This macro  is used in the "Comment" column of status worksheets.  It  should typically contain a variation of the "%w?" macro as if no work is  defined, the Status Comment Macro is ignored.

Choose how TPAssist will handle existing Project files.  

This toggle button determines if the focus topic is to be  included as  the  first task in the project file.

This toggle determines how TPAssist processes the active  map.  If  Filter  Aware is turned on, hidden topics will be  ignored.   

This toggle determines if the topic notes are included in  the project  task  notes.

This toggle determines if only the "Project Notes" in-topic  tags  are  included in the project task notes.

This toggle determines if specified resource work  allocations are added  to  each project task.  If disabled, all  resource assignments will be put  into  the project file as  100% allocation.

This capability provides the means to summarise your  project maps  and  sub maps into overview or summary  project Gantt.  The "at level"  option is  the number of sub  topics beneath the focus topic to include. 

Specify the default resource as used when Topics have a  duration but  no  resource.

Specify the number of hours in a working day.  This value  is  used to  calculate appropriate dates span when  Duration is  specified.

Weekends

Specify how Weekends (Saturday and Sunday) are  managed when  calculating Gantt and Resource Planner  allocations.

Duration Allocation

Specify how Duration is allocated, when it doesn't match  the spread of  days (i.e. when the Topic has a start date  and  a due date, 10 working  days apart, whilst only a  Duration of  5 days).  The choices are:

Customer Title

This context option determines the source for the  "Customer".  The  choices are:

This Tool exposes the document properties options. Changes  you make to the  properties are saved once you click OK.  See  the section below for specific  details on each property.

Cut'n'Paste  Topic  Context

This Tool takes the focus topic and builds a full-qualified- topic  string based on  the topic's parent topics.

This Tool launches the Resource Replace dialog, which is used  make global  changes task resource names.  

Create HTML  Viewer  Page

Update Outlook  Integration

Update Outlook Integration tool  performs a batch up  update of  all topic that are  using TPAssist's Outlook integration. 

This button shows the TPAssist "About" window.  This window  displays version  information, licensing information and one of  the two places you can launch the  Licensing Wizard.

This value is used in Publishing and also  Outlook Integration.  In  Publishing the  value supplied is included in the heading  rows to  describe the focus of the  exported map.  In Outlook  Integration,  by default, the Customer value is added  to Task  and  Appointment item categories using the "%o"  macro.

This "mask" text value is used to determine what values are  copied into the  Clipboard when the "Copy results back to  clipboard" capability is turned on in  the "advanced options" of  the  Journal tab.  The MACROS as outlined below can  be used  here. (The default value for new documents is "%r: %m/%t  (%p) - %n")

Topic Status  Auto  Callout  Handler

This document option determine if "STATUS Text" values (as  specified using  the Journal tab) are placed in a topic Callout.  

TPAssist provides a quick method for viewing topic status.  This  is achieved by  added a Callout topic.  The Callout Topic  text  will be the date of the status  change and the Callout  Topic  notes will reflect the status.  When enabled,  Callout  are  automatically added to topics if the status is defined  using  the  Advanced option in the Journal Tab - Task Details .

By Default Topic  Outlook Integration    is?

This document option determine if Outlook Integration , in  the  Journal Tab, is  set to "ON (Auto Reminder)" for new  topics.

Map is Private?

This document option determines if Outlook Tasks and  Appointments are, by  default, marked as "Private".  The  setting   is applied and/or overwritten in the  Journal Tab's  Outlook  Integration  "advanced options".

Financial Capabilities?

This document option determines if  Work and Topic  Value  are topic  properties are available and processed  during  Tree Updates.

Topic Status Macro

By Default Topic Auto  Title 

This toggle determine is Topic Auto Title  is enabled by  default on map  topics. 

This defines the current map as a "Summary Map" for  use with the  Capture / Store / Process  tools.

This prompt defines the path to the map's  Attachment  Cache.  The  path can be a local  path, network path  or UNC.

Task Marker Groups (for  Excel  Export)

This series of selection boxes, picks the map  Task Marker  Groups that will be used when  publishing the Excel "Pivot  Source" worksheets.

This text value is prefix to Outlook appointment reminders.  The   MACROS  as outlined below can be used here. The  default  value for new documents is  "%m" (i.e. the Central  Topic).

This "mask" text value is used to construct the subject title  of  Outlook task  items.  The MACROS  as outlined below  can be  used here. The default value  for new documents is  "%t" (i.e.  Topic Title).

Outlook Notes  (Body)

This choice pull- down define the DEFAULT choice regarding  how TPAssist  will manage the integration of Topic notes  and  Outlook Item notes (or body).   The choices are:

This mask provides the instruction regarding categories  required by TPAssist  when creating Tasks and  Appointments.  Each comma delimitated value is  assigned  to the Outlook  Task  or Appointment as a unique category.  

The default value is "%m, %o", i.e. create a new Task or  Appointment, will  be the Central Topic and also the  Customer  name.

Integrate Existing  Categories?

When configured with YES, TPAssist 2007 will read and  maintain categories  for Outlook Tasks and Appointments.

Duration Behaviour

Defines how map Topic "Duration" is integrated with Outlook  Tasks.  If either  "Total Work" or "Actual Work", TPAssist  will  populate the appropriate Task  item with either a value in  Total  or Actual work effort.

By DEFAULT apply levelling to this number of levels.  Zero (0)  indicates no  limit.  If the checkbox is unchecked, the property  will be inherited from the  topics above.

Specify the DEFAULT number of hours in a working day.  This  value is used to  calculate appropriate dates span when  Duration is specified.

Levelling Function

Choose the DEFAULT levelling function where:

Weekends

Specify how Weekends (Saturday and Sunday) are managed  by DEFAULT  when levelling topics.

Instructs levelling to continue by DEFAULT the date from one  Levelling group  to another. See User Reference, Tree Update  Reference, Levelling for further  details. 

Work Defaults to  Duration

By DEFAULT topic "work" will default to topic duration (you  can override  this  on an individual basis by clicking the work  value in the  Journal Tab).

This toggle determines if TPAssist will automatically extract  the  topic  value  directly from the last word in the topic text.

This numeric option defines the accuracy of values returned in  the   macros and  Topic Display Profile .

Determine how to configure the HTML page.  The two AUTO options will create    a page in the same location as the current map, using the same file name  (with a .HTML extension).  The "Relative" option embeds only the mind map file    name so the HTML file much always reside in the same folder as the mind  map.  The "Absolute" option embeds the mind maps fill reference path, so this  HTML file can be stored separately to the original mind map.  The final option,  "Show Save As Dialog" allows you to choose where to save the HTML file.  The     mind map path reference used in this case is always absolute.

Open After  Create

Overwrite  Existing

Instructs TPAssist 2007 to overwrite any existing HTML page during the  process (Note: if this option is unchecked and the HTML page already exists,  you will asked if you want to delete it).

Copy  filename to  clipboard

Instructs TPAssist 2007 to copy the full path and file name of the resulting  HTML page to the clipboard.  You can then e-mail this link so others can find  the HTML based Mindjet viewer.

These settings define the size of the viewer window.  These settings are  remembered per user.