This module explores the financial capabilities of TPAssist.

TPAssist supports the ability to incorporate and manage financial details on your task maps.

This module contains the following steps:

• STEP 1: Capture Financial Details
• STEP 2: Manage Work as well as Duration
• STEP 3: Manage topic value 
• STEP 4: Roll-up Financial Details
• STEP 5: Expose financial values on the map
• STEP 6: Publish Work and Cost to Microsoft® Excel®
• STEP 7: Publish Work and Cost to Microsoft® Project

TPAssist uses custom properties to capture financial estimates and actual values.

Before you can use these custom properties you must enable your map for them.

Simple, open your map, then click TPAssist Document Properties (click "Properties" in the  TPAssist  Ribbon), then click "Financial Capabilities: ON" and click Ok.

TPAssist allows you to incorporate resource effort (Work), as well as Duration, in task topics.

To prepare for this illustration, create a simple map as per the example below: (These skills are  covered in earlier  lessons except how to format hours to days)

Make sure "Financial Capabilities" are turned "ON" as per  STEP 1.

Before we can manage "work" we need to assign some costs to the resources (Fred and Bill).

1) Select "Task A" and open the TPAssist  Journal (Right-Click and choose "Journal" or hit  "Journal" in the  TPAssist  Ribbon.  Now open the  Advanced Task Details and then Click the  Resource selector:

2) Now click "Edit Resources"

3) Select "Bill" and then "Fred" and enter hourly rates of 100 and 150 respectively:

4) Click Save when done.

5) To finish, click "Cancel" and "Cancel" to close the Journal Tab.

Now that you have assigned costs to your resources, you can see and manage the work easily  with the  Journal Tab.

6) Select "Task A" and open the TPAssist Journal (Right-Click and choose "Journal" or hit  "Journal" in the  TPAssist  Ribbon. Expose the  Financial details in the left bottom panel by  clicking the Advanced Options  button (>>>).

As illustrated in the Financial details, TPAssist has calculated the cost of the work using the  duration and  also the  hourly rate (assigned in  step 3 above). 

We can easily customise the work (effectively overriding the default behaviour of using the duration).

7 ) Click on the "2ds" in the "Work" row under the word "Estimate", then modify the value to 1.5,  then  click Apply:

8) Now open the TPAssist Journal again (Right-Click and choose "Journal" or hit "Journal" in the  TPAssist  Ribbon) to  see the results:

You can as easily manage "Actual" and "Remaining" by just clicking on the value and modifying it.  By  default "Actual"  will equal the Estimate  and "Remaining" is calculated by the task percent  complete.

HINT: If you want to undo your changes and return to the default and automatic behaviour, just  "double-  Click" on the  text entry box.

9) Save this map to your My Maps folder as "My Project - Financial" (so it can be used in  subsequent modules).

TPAssist 2007 allows you to manage estimated, actual and remaining  topic "values" for topic,  topic trees  and maps.  This value can represent the cost of task, perhaps weekly sales figures or  even expenses.

To prepare for this illustration, create a simple map as per the example below:

Make sure "Financial Capabilities" are turned "ON" as per  STEP 1.

By default TPAssist will assume the last word in a topic is the "topic value".  This behaviour can be   turned off via the  map/document properties:

1) Select the "300" at Model A in Mountain Bikes and open the TPAssist Journal (Right-Click and  choose  "Journal" or  hit "Journal" in the TPAssist Ribbon.  Expose the Financial details in the left  bottom panel by  clicking the Advanced  Options button (>>>).

See how the "300" has been recorded as the topic value.

2) Click on the "300" under the "Actual" column and change it to "350", then click Apply.

Now the estimate and actual values have been recorded as part of the topic's custom properties.

Financial values captured via TPAssist will be rolled-up the map to provide the visually means to  track  estimates and actual details across groups of tasks, maps and Multimaps.

1) Perform a Tree Update on the map to process the new values (Select the Central Topic and  choose  "Topic Update" from the TPAssist Ribbon, in MindManager 6, right-click and choose Topic  Update).

2) Select the "Model A" in Mountain Bikes tree and open the TPAssist Journal (Right-Click and  choose  "Journal" or hit "Journal" in the TPAssist Ribbon).

See how the subtopic's estimate and actual figures have been rolled-up.

3) Select the Mountain Bikes topic and open the TPAssist Journal (Right-Click and choose  "Journal" or  hit "Journal" in the TPAssist Ribbon).

Now see how the total values for Mountain Bikes is recorded as this topic.

This roll-up works all the way up the tree and also across hyper linked topics and Multimaps.

Work, costs and other TPAssist "extra" properties can be displayed directly on the map with  automatically populated titles, callouts and "Display" custom properties.

1) Select "Model A", and use the TPAssist Topic command (click "Topic" in the Ribbon or in  MindManager 6, right-click and choose Topic).

2) Change the "Display Profile" to "Financial - Budget" and click Apply.

As illustrated, a custom properties box has been added to the topic.  It contains the rolled-up value  for  estimated, actual and remaining value. 

3) Select "Mountain Bikes" and open the TPAssist Journal (Right-Click and choose "Journal" or hit  "Journal" in the TPAssist Ribbon).

4) Explore the Task Details, Advanced Options and enter a status message as per the illustration  below:

This status string uses the TPAssist " macros" to draw out custom properties and expose them in  the  status:

5) Select "Road Bikes" and open the TPAssist Journal (Right-Click and choose "Journal" or hit  "Journal"  in the TPAssist Ribbon).

6)  In the Topic area, turn on "Auto Title" and add the string "(%va)" to the topic title, then click  Apply:

This step includes the actual value in the topic title:

NOTE: When using Auto Title, changes to topic title must now be only made via the Journal tab,  otherwise the next Tree Update will override any changes made directly on the map.

 

With TPAssist 2007, your resource effort (Work) and topic value can be published to  Microsoft® Excel® for  analysis, publication and distribution.

Before we start, we need to configure some more of the "Bike Sales" map used in the previous  steps.

1) Select the Central Topic, "Bike Sales" and complete the steps in  MODULE 2 regarding  converting  brainstorming to a  task tree .

2) To publish to Excel, select the Central Topic, "Bike Sales" and click the Publish command in  the TPAssist  Ribbon (In  MindManager 6, load the TPAssist Console from the Export toolbar and  change to the Publish Tab).

3) Click the "advanced properties", then change the "Pivot Source" to "YES", then uncheck  "Include WSB No.  in Pivot  Source" and finally click OK.

"

You should now see Excel open and be populated with your project details:

4) In Excel, change to the "Pivot Source - Task" worksheet, from the Insert Ribbon, pull-down  "Pivot Table",  and choose  "PivotChart":

5) Click OK, the accept the data source, then drag "Context 1" and "Context 2" in to the Axis area  and "Value  Est" into  the Values box.

With TPAssist 2007, your resource effort (Work) and topic value can be published to Microsoft®  Project for  analysis, publication and distribution.

Before we start, we need to configure some more of the "Bike Sales" map used in the previous  steps.

1) Select the Central Topic, "My Profile and complete the steps in  MODULE 2 regarding converting  brainstorming to a task tree.

2) To publish to Microsoft Project, select the Central Topic, "Bike Sales" and click the Publish  command in  the TPAssist Ribbon (In MindManager 6, load the TPAssist Console from the Export  toolbar and change to  the Publish Tab).

3) Change the "Tools" to "Microsoft Project" and click Ok.

4) In Microsoft Project, customise the Gantt View's columns, adding "Work" and "Cost" to see how  TPAssist  has populated resource work allocations and cost.