This module explores the Task Automation capabilities of TPAssist.

TPAssist supports the ability to easily automate start and due date for individual and groups of  tasks.

After completing this module, you be able create project task groups and have their date  interdependencies  automated by TPAssist.

This module contains the following steps:

• STEP 1: Automate Task dates
• STEP 2: Link groups of related topics
• STEP 3: Have complete control
• STEP 4: Managing Complexity

TPAssist 2007 can be used to automatically create and maintain start and due dates for map  topics.

To prepare for this illustration, create a simple map as per the example below:

1) Select the Central Topic, "My Project" and complete the steps in  MODULE 2 regarding  converting  brainstorming to a  task tree .

2) Use your cursor and "high-light all "Activity" topics:

3) In the TPAssist Ribbon, choose Journal (in MindManager 6, open the TPAssist Console from  the Export  toolbar and  change to the Journal  tab). 

4) In the Journal Tab, change the Duration to 1 Day and click  Apply To All.

Your map should now look as follows:

5) Now, select the Central Topic, "My Project", right Click and choose "Topic" (In MindManager 7/8  you can  also  choose "Topic" from the  Ribbon).

6) In the Topic Properties, check the "ON" radio button at "Automate Dates (Levelling)", then click  Apply.

Now, the Task Automation is now turned on for the entire map.  You could as easily only  enable it at certain  topic  trees.  The Task Automation  status is indicated by the "balance" icon in  the topic.

Now, we will configure and then perform a Tree Update to populate the task list with dates.

7) On the Central Topic, click "Tree Update" from the TPAssist Ribbon (In MindManager 6, open  the  TPAssist Console  from the Export  Toolbar, and then change to the Tree Update tab).

8) Now change the "Automatic Tree Update" to "Comprehensive (Slow)" and click Ok.

You should now have dates on all your activities and tasks:

TPAssist will automatically keep these topic's dates aligned during each Tree or Topic  Update and also  when  you edit start and due dates  using the Journal Tab.

If you manually change topic dates or duration via the MindManager "Task Info" tab, you need to  perform  another Tree  Update (via the Ribbon or  by Right-Clicking on the Central Topic and  choosing "Tree Update).

For the purposes of illustration, lets change the start date of the first activity and see how we can  project the plan forward.

9) Select  "Activity A", and choose "Journal" from the Right-Click topic context menu.

10) Turn off "Calculate Dates (Auto Date)", change the start date to next Monday and then  uncheck the Due  Date,  then click Apply.

At this point, the dates of "Activity A" are changed, but also TPAssist has automatically changed  the dates  of  subsequent tasks:

Known as "Levelling", TPAssist 2007's date automation capability also recognises topic  relationship. Relationship can be  used to adjust the  start and/or end dates of  dependant topic  tasks.

For this illustration, we will use the map created in  STEP 1.  Let us assume that  "Task 2" and  "Task 3" run  independently, and commence once  "Task 1" completes.   Therefore, we need to  link "Task 3" to "Task 1" so "Task 3"  doesn't follow "Task 2" as it does in STEP 1.

1) Open the "My Project" map (created in Step 1).

2) Use the Relationship Tool to create a relationship FROM "Task 1" TO "Activity G" as per the  illustration below (See  MindManager help for  details on using Relationships).

3) Use the Topic Tree Update on the Central Topic to update the map (TPAssist is passive, so  when you use built-in  MindManager functionality,  you need to manually update the tree).

Notice now, how Task 2 and Task 3 both start on the same date, which is effectively after the  completion of Task 1.

TPAssist 2007's Task Automation is enabled at topic level so it can be controlled for an entire  map or separately for  individual topics and/or  topic trees. Further more, topics with-in a group can  be individually included or excluded from the  group's Task Automation giving you complete  control  over your task and/or project maps.

For this illustration we will use the map created in Step 1 and then modified in Step 2.

1) Open the "My Project" map (created in Step 1).

2) Add a new main topic and subtopics as illustrated below.

3) Open the Topic command on the "Stakeholder Meetings" topic (Right-Click and choose Topic).

4) Now "Turn Off" the "Automatic Dates (Levelling)" in the Topic Properties, and click Apply.

5) Now, select the "Stakeholder Meetings" topic and complete the steps in  MODULE 2 regarding  converting  brainstorming to a task tree .

6) And finally, test that "Stakeholder Meetings", have been removed from the automation by  clicking "Topic Update" on  the Central Topic.

You map should be unchanged, in that "Meeting 1", "Meeting 2" and "Meeting 3" will have no date  information.

bbb

TPAssist 2007 supports the typical methods for aligning tasks and groups of tasks (i.e. Finish-to- Start (FS), Start-to-  Start (SS), Finish-to-Finish  (FF) and Start-To-Finish (SF)). These modifiers  can be applied to relationships and to the  topic trees allowing you to create and manage even the  most complex set of activity or projects.

For this illustration we will use the map created in Step 1 and then modified in Step 2.

Let us assume the activities in "Task 3"  need to be started in parallel.  All we need to do is  modify the automation as  "Task 3".

1) Select "Task 3", and run the "Topic" command, i.e. Right-Click on "Task 3" and choose "Topic".

2) Now in the Topic Properties, turn on "Automate Dates (Levelling)", then click "Levelling Function"  and change the  choice to "Start-to-Start (SS)",  then click Apply.

3) Now perform a Topic Update, Right-Click on the Central Topic and choose "Topic Update".

As illustrated below, now all three activities will start together.

We can also apply the levelling function to  relationships.

4) Use your cursor and select the relationship between Task 1 and Activity G.  Then Right-Click  and choose "Insert  Callout".

5) Now edit the contents of the callout, and type "SS" (an abbreviation for "Start-To-Start").

6) Now perform a Topic Update, Right-Click on the Central Topic and choose "Topic Update".

As illustrated below, now all three activities in Task 3, not only start together, but they now also  start at the same time  as Task 1.

Callouts can also have duration information, allowing you to offset the levelling function.

7) Edit the Callout between Task 1 and Activity G.  Open the Task Info tab in MindManager, and  change the duration to  "1 Week".

8) Now perform a Topic Update, Right-Click on the Central Topic and choose "Topic Update".

As illustrated below, now all three activities in Task 3 start together, but 1 week after the start of  Task 1.

9) Save your map as "My Project" in your map folder so it can be used in subsequent modules.