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 MODULE 4: Getting more out of ...  
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 MODULE 10: Capture / Store / P...  
 MODULE 11: Getting Things Done...  
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MODULE 4: Getting more out of TPAssist
This module dives deeper into the capabilities with-in TPAssist for maximising your time  and effort  when managing your  activities and tasks.
After completing this module, you be an expert at using TPAssist to capture and manage  the  goals, tasks and activities  that are part of your world.
This module contains the following steps:
STEP 1: Adding Semi-Structured notes to your tasks
TPAssist's use of the Topic notes area has been designed around interoperability with  Microsoft  Outlook (tm) and  portable versions of the mind maps.  Instead of using Rich  Text to structure  Topic notes, TPAssist uses very simplistic  headers and dashed  borders.  In this way, notes can  be added and removed easily without the need for  complex  formatting, fonts or colours.  
For example, as illustrated below, the "Journal" section of the Topic notes is enclosed  by a  dashed border.
graphic
TPAssist also provides a means to add further semi-structured content to your Topic's  notes area.  This facility is known  as "In Notes Tags".
Let's look at using the In Notes Tags.
1) Select and right click on "Book Hire Car" and choose the TPAssist "Topic"  command.
2) If not already, choose the "Topic" tab.
3) Now choose the "In Notes Tags" button from the list of Builder Tools.
4) From the list of choices on the right- hand-side, choose "Project Notes".
5) In the text area type "Need car hire for 10 days."
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6) Now click OK.
7) Open the Topic notes
If the MindManager Topic Notes pane isn't already visible, open it on the toolbar  ( graphic) or by  pressing Ctrl-T.
Notice now how the Topic Notes includes a dashed bordered area that includes  the Project  Notes.
graphic
STEP 2: Use your notes and task context in another application
As you use TPAssist to capture and track your activities, you may wish to make use  of the  hierarchical structure  created in your mind maps in notes in other applications  (i.e. Outlook (tm)  or OneNote (tm)).
TPAssist has two methods for capturing context, firstly the  "CLIP" button will take the  results  of your journal entry  and copy them to the clipboard.  And secondly,  "Cut'n'paste Topic  Context" tool in the Documents tab of the  TPAssist Console will  take the current topic  tree path and insert it into the clipboard.
Let's explore the use the "Cut'n'paste Topic Context".
1) Select and right click on "Book Hire Car" and choose the TPAssist "Properties"  command.
2) Click "Cut'n'paste Topic Context"
4) Open NOTEPAD, Microsoft Word or a new e-mail message in Outlook (tm) and  choose "Paste"  from the Edit menu.
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STEP 3: Working without Journals to manage tasks
In order to make use of the rich logging capability of TPAssist, it is advisable to always  use the  Journal component of  the TPAssist Console to make changes priority, percent  complete, start- date, due- date, resources and duration.  However, the ability to roll-up  task status information  works with out using the TPAssist Journal capability.
Let's explore making changes to task information using the MindManager tools.
1) Move down the mind map to the "Getting on the plane" sub main topic and select  the "Book the  airport taxi" topic.
2) Now choose the "Task Info" tab from Task Panes.
graphic (NOTE: In MindManager 7/8, choose Task Info button on the  Home Ribbon  Tab)
3) Now in the Task info, change the Priority to "Priority 3" and the Complete to 50%.
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Observe how the priority icon and percent complete change on the "Book the  airport taxi"  topic, BUT NOT on the  "Getting on the plane" sub main topic or  central topic.  This is  because when you use the Journal tab of the  TPAssist  Console, TPAssist automatically  updates parent topics when any of these  items change.
Let's manually force TPAssist up date the tree structure.
4) Right-click on the central topic and choose "Topic Update".
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Notice now how "Getting on the plane" has gone from Priority 4 (i.e. in Active)  to Priority 3  (i.e. active).  Also you  notice the percent complete has increased.
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This technique works for all task properties and markers. Let's explore flags to  illustrate  this process.
5) Select "Pickup tickets & vouchers" and then pick Icon Markers on the toolbar and  then choose  the Red Flag.
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Once more, you will notice the flag on "Getting on the Plane" stays Amber.  
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6) Right-click on "Getting on the Plane" and choose "Topic Update".
Observe how the flag on "Getting on the Plane" changes to Red whilst the  central topic is  still Amber.  This is  because we choose to update the tree at a  localised level.  
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This process can be repeated anywhere on the map at any time.
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