TPAssist's Financial Capabilities allow you to manage estimated,  actual and remaining  "Work"  and topic "Values" directly with-in your  map topics.

The following topics are explored below:

With the Financial Capabilities turned-on you can:

[Up]

The Financial Capabilities enabled per map.  The capabilities are  disabled by default  because  rolling up the details adds further  overhead to the  Tree Update.

To enable Financial Capabilities, you open the Document Properties  Console Tab and  select  "Financial Capabilities" (the button text  should change to "Financial Capabilities:  YES").

Once enabled you can also configure the Financial Capability Options:

Once enabled you can manage and view work and topic value via the   Financials box in the  Journal  Tab.

You can also expose work, cost, topic value and totals via  Topic  Display Profile or using  Macros  in the Topic Status  and Topic Auto  Title .

[Up]

By default TPAssist assumes Topic Task Duration is equivalent to the effort or "work"  associated  with  the topic.  However TPAssist will only automatically register "work" if the  topic is associated  with a  Resource, the theory  being that if there is no resource, there  isn't any work.  This allows  you to place  Topic with-in your map that have  no work value,  like cost items or Milestones.  Therefore, to  incorporate "work" with-in your map, all you  need to  do is create topics, set the  appropriate duration  and assign them a resource.  TPAssist will then roll-up the work  through  parent topics and maps.  TPAssist also  accumulates the work per resource, for example if the  task is  assigned a duration of 1  day, with two resource the "work" is assumed to be 2 days.  (You  can chance this  default behaviour  in the Financial Capabilities options, as per above). 

Use the Journal Tab if you want to customise the amount of work, for example if you  have a task  running over 5  days, however the actual work is no more than a couple of  hours. All you need to  do is  click on the work field you  wish to modify and enter the  amount of effort.  (NB: In the  Journal Tab,  performing a Double-Click on the edit text  box,  reverts the work item back to it's  automated value).

In addition to number of hours, days, weeks or months, TPAssist also derives the cost  associated   with the work.  This is achieved by multiplying the work or effort by the hourly  rates associated  with  the specified resources.  Resource rates are maintained via the   Resource Editor.

Unlike Topic Task Duration, customised work amounts can be specified as fractions (i.e.  0.5  hours).

Effort or "Work" can be specified in terms of "Estimated", "Actual" and "Remaining". The estimated   amount is automatically derived from the Topic Task Duration.  The actual amount is assumed to  be  the same as the estimated amount.  And the remaining  amount is calculated from the topic's  percent  complete (as a fraction of  actual amount).  

NOTE: By default work amounts, whilst recorded as fractions, they are reported as whole numbers.   You can modify this default behaviour via configuring the number decimal places in the document's   Financial Properties .

[Up]

The Topic Value is simply a method for you to record all kinds of financial details with-in  your  maps.  The  value could represent currency, stock  values, scores or even ages.  You  choose  what the value in the  topic represents.

By default the Topic Value is derived automatically from the Topic Title.  For example if the  topic  title was  "Monthly Sales - $15,000", TPAssist will  automatically extract "15000" as  the Topic  Value.  This value  is then rolled-up parent topics and maps.  (This default behaviour is configured  in the  document's  Financial Properties ).

Use the Journal Tab if you want to customise the value. All you need to do is click on the  value  field you  wish to modify and enter the amount of effort.  (NB: In the Journal Tab,  performing a  Double-Click on the  edit text box, reverts the value item back to it's automated state).

Value amounts can be specified as fractions (i.e. 0.65 ). 

NOTE: By default topic value amounts, whilst recorded as fractions, they are reported as whole  numbers.  You can modify this default behaviour via configuring the number decimal places in the  document's  Financial Properties .

Topic Task values can be specified in terms of "Estimated", "Actual" and "Remaining".  The  estimated  amount is automatically derived from the last  work of the topic title (assuming it  is  numerical in value).  The actual amount is assumed to be the same as the estimated  amount. And  the remaining  amount is  calculated from the topic's percent complete (as a  fraction of actual  amount).

[Up]

Work and the Topic Value can be distributed to end nodes or topic leafs.  This permits you  to  share out a set  budget to a set of tasks.  You apply the distributed work or values by  clicking the  "Distribute to subtopics" button  in the  Journal Tab.  Distributed values are  propagated down during  a manual Tree Update . Once you Distribute to  subtopics, you will  no longer be able to edit the  work or topic value of the actual subtopics.

 

[Up]